Whistleblowing – Vnitřní oznamovací systém společnosti IP Systém a.s.

Jednání spočívající zejména v porušování právních a vnitropodnikových předpisů nebo etických pravidel chování, může společnosti IP Systém a.s. (dále také jen „IP Systém“) způsobit velké škody. V globalizované ekonomice mají společnosti také odpovědnost za dodržování a ochranu lidských práv ve svém vlastním podnikání a v rámci svých dodavatelských a subdodavatelských řetězců. IP Systém se tak zavazuje zajistit, že lidská práva nebudou porušována v obchodní korporaci jakožto společnosti samotné, ani ze strany dodavatelů a obchodních partnerů. Pokud jsou zjištěna porušení, IP Systém okamžitě napraví pochybení nebo zapracuje na zlepšení situace. Aby bylo možné včas odhalit porušení a pochybení a přijmout účinná preventivní a nápravná opatření, implementuje tak společnost IP Systém tento vnitřní oznamovací systém pro podávání a vyřizování oznámení o porušování pravidel.

V souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon“) společnost IP Systém zveřejňuje podle ustanovení § 9 odst. 2 písm. b) zákona následující informace:

Jaká protiprávní jednání lze oznamovat? 

Oznámení se může týkat jakéhokoliv možného porušování právních a vnitropodnikových předpisů či etických pravidel chování, bez ohledu na to, zda se oznámení týká jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti IP Systém, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo pokud oznamovatel byl nebo je v kontaktu se společností IP Systém v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:

• má znaky trestného činu;

• má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč;

• porušuje zákon o ochraně oznamovatelů

• porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

2. daně z příjmů právnických osob,

3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

4. ochrany spotřebitele,

5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

7. ochrany životního prostředí,

8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo

14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

     

Kdo může oznámení podat?

Oznámení může podat jakákoliv fyzická osoba bez ohledu na to, zda vykonává či vykonávala pro společnost IP Systém práci nebo jinou obdobnou činnost, v souvislosti s níž oznámení podává.

Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí:

1. závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,

2. služba

3. samostatná výdělečná činnost,

4. výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,

5. výkon funkce člena orgánu právnické osoby,

6. plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,

7. správa svěřenského fondu,

8. dobrovolnická činnost,

9. odborná praxe, stáž, nebo

10. výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

     

Komu a jak podezření na protiprávní jednání oznámit?

IP Systém nabízí různé způsoby podání oznámení o protiprávním jednání nebo o porušování vnitřních předpisů. Oznamovatel může oznámení podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti IP Systém libovolným způsobem, tedy: osobně, ústně nebo písemně.

Osobně

Požádá-li o to oznamovatel, přijme oznámení kterákoliv níže určená příslušná osoba k výkonu činnosti ve smyslu zákona.

Společnost IP Systém určila, že příslušnými osobami jsou Compliance Officer:

1. Mgr. Lukáš Pospíšil, LL.M., advokát

IP Systém a. s.

U Panelárny 573/3, 779 00 Olomouc

Tel. +420 776 551 191

E-mail: whistleblowing@ipsystem.cz

     a

2. Bc. Jan Vogl, technik BOZP

IP Systém a. s.

U Panelárny 573/3, 779 00 Olomouc

Tel. +420 773 161 547 

         E-mail: whistleblowing@ipsystem.cz

Ústně – telefonicky

• zavoláním Compliance Officerovi na telefonní číslo +420 776 551 191 nebo na telefonní číslo +420 773 161 547 

Elektronicky a písemně

• prostřednictvím webového oznamovacího systému IP Systém na adrese: www.ipsystem.cz/whistleblowing . Systém je dostupný z chytrého telefonu, tabletu nebo počítače s připojením na internet.

• e-mailem: whistleblowing@ipsystem.cz

• dopisem adresovaným k rukám Compliance Officera – obálku je nutné viditelně označit „Oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů – NEOTEVÍRAT“

   

Oznámení lze podat i Ministerstvu spravedlnosti na webových stránkách https://oznamovatel.justice.cz.

Jaké osobní údaje musí oznámení obsahovat?

Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je Compliance Officerovi známa.

Lze podat anonymní oznámení?

Oznamovatel může podat své oznámení anonymně prostřednictvím všech oznamovacích kanálů. V tomto případě společnost IP Systém nepřijme žádná opatření ke zjištění totožnosti oznamovatele.

Oznamovatel by měl mít na paměti, že v případě anonymního oznámení není možné (nebo jen velmi omezeně) navázat komunikaci mezi společností IP Systém a oznamovatelem. Zkušenosti však ukázaly, že k úplnému objasnění oznámení jsou nutné další informace a navazující šetření.

V případě podání anonymního oznámení oznamovatel bere na vědomí, že společnost IP Systém není povinna vyřídit toto oznámení způsobem a ve lhůtách stanovených v zákoně. V souladu s § 4 odst. 3 zákona nicméně od okamžiku, kdy je totožnost původně anonymního oznamovatele odhalena komukoliv, kdo by jej mohl vystavit odvetnému opatření, náleží i tomuto oznamovateli ochrana.

Jak je chráněna identita oznamovatele?

Přístup k oznámením má u společnosti IP Systém pouze Compliance Officer – tedy osoba pověřená přijímáním a vyřizováním oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Compliance Officer není oprávněn komukoliv poskytovat informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Totožnost oznamovatele nelze bez jejího písemného souhlasu prozradit nikomu dalšímu. Výjimku představuje pouze situace, kdy je Compliance Officer povinen ze zákona povinen tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci.

Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti, ale vztahuje se i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit identitu oznamovatele nebo jiných chráněných osob (a tím zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení).

Jak bude oznámení vyřizováno?

Oznámení bude v rámci vnitřního oznamovacího systému přiděleno Compliance Officerovi, který má povinnost oznámení ve stanovené lhůtě zpracovat a o výsledku posouzení vždy vyrozumět oznamovatele.

Po přijetí oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného oznámení a v případě, že je oznámení vyhodnoceno jako důvodné, budou společnosti IP Systém, které se oznámení týká, ze strany Compliance Officera doporučena k přijetí opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu.

V průběhu prošetřování může Compliance Officer požádat oznamovatele o objasnění sdělených informací nebo o poskytnutí dodatečných informací.

Postoupení oznámení k dalšímu šetření orgánu veřejné moci je podmíněno souhlasem oznamovatele (až na obecnou povinnost oznamovat trestné činy podle § 368 trestního zákoníku), i v takovém případě však musí být zachována ochrana jeho totožnosti.  Výjimkou z uvedeného pravidla je nicméně situace, kdy by sdělení totožnosti oznamovatele bylo povinností podle některého právního předpisu (např. ve vztahu k orgánům činným v trestním řízení či přestupkovým orgánům), ovšem i o této skutečnosti musí být oznamovatel vyrozuměn.

Jak rychle bude oznámení vyřízeno?

Do 7 kalendářních dnů oznamovatel musí obdržet potvrzení o tom, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od přijetí oznámení oznamovatel obdrží vyrozumění o tom, jakým způsobem bylo oznámení posouzeno. Lhůta na prošetření může být ve složitých případech dvakrát prodloužena o 30 dnů (celkem tedy na 90 dnů).

Jak je oznamovatel chráněn před odvetnými opatřeními?

IP Systém netoleruje žádný nátlak, represe nebo odvetná opatření ve smyslu § 4 odst. 1 zákona vůči oznamovatelům, ale také vůči všem ostatním osobám, které přispívají k podpoře dodržování předpisů ve společnosti IP Systém. Každý oznamovatel, je chráněn před jakýmikoliv odvetnými opatřeními, kterým by mohl být vystaven – i když jen nepřímo – v souvislosti s oznámením. Společnost IP Systém tak zajišťuje, aby žádný oznamovatel a žádná z osob uvedená v § 4 odst. 2 zákona nebyla v důsledku dodržování zákonů a vnitřních předpisů společnosti IP Systém znevýhodněna ve společnosti nebo v obchodním styku s ní.

Jak bude postupováno v případě, že oznámení nebude shledáno důvodným?

Oznamovací systém nesmí být zneužíván k falešným obviněním a oznamování vědomě nepravdivých informací. Nepravdivým oznámením se rozumí oznámení informací, o nichž neměl oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že jsou pravdivé.

Oznamovatel si nemusí být absolutně jist, že k oznamovanému jednání skutečně došlo, dochází či má dojít v budoucnu, nicméně pravdivosti oznamovaných informací musí nasvědčovat okolnosti.

Podání vědomě nepravdivého oznámení je přestupkem, za který lze uložit pokutu do 50 000 Kč.